Gastblog: Wat betekent innovatie nu echt binnen het landschap van de kantoorautomatisering?

Ictivity

Weet je het nog, hoe ‘vroeger’ iedere werkplek standaard werd voorzien van een vaste pc met dichtgespijkerde virtuele desktop uit het eigen datacenter? Die werkplekken konden vervolgens zomaar een jaar of vijf precies zo blijven staan. Die goede oude tijd… die we nu wel écht achter ons hebben gelaten. Toch?

Blog door Reno van der Looij, salesmanager bij Ictivity (Knowledge Parter iSourcing Hub, Managed Online Workspace)

Onlangs zijn we met Ictivity aangesloten als Knowledge Partner bij iSourcing Hub op het domein ‘Managed Online Workspace’. Als Knowledge Partner ondersteunen we iSourcing Hub bij het opbouwen en onderhouden van de Public Library, vol slimme vragen die jou helpen om de juiste keuzes te maken bij IT sourcing en selectie.

Misschien ken je Ictivity nog niet. Wij doen graag een belofte aan onze relaties; IT moet processen efficiënter maken, medewerkers ondersteunen in hun taken en waarde toevoegen aan klanten. Bovendien moet IT de strategische ambities van een organisatie ondersteunen. Dit klinkt logisch, maar er zijn weinig organisaties die dit weten te realiseren. Ictivity weet wat nodig is om dit te bereiken. We nemen operationele werkzaamheden over, van managed services op een specifiek gebied tot outsourcing van de gehele ICT-omgeving. In alle gevallen hebben wij maar één doel voor ogen: jou helpen om de maximale waarde te halen uit ICT. Ictivity brengt de ‘ik’ terug in ICT.

Van de oude kantooromgeving…

We zien het regelmatig: De IT-dienstverleners en ICT-infrastructuur-specialisten die rondom de kantoorautomatisering van organisaties opereren, roepen vaak dat ze zo innovatief zijn. Een interessante stellingname om eens nader op in te zoomen. Het is een feit dat de kantoorwerkplek in een razend tempo verandert, maar is dit nu echt innovatief?

Het is niet eens zo heel lang geleden dat onze medewerkers nog werden voorzien met een vaste pc of thin client met daarop een gestandaardiseerde virtuele desktop uit het eigen datacenter. Voorheen werd er door het in stand houden van de gebruikelijke cyclische investeringen in ICT-infrastructuren jarenlang vastgehouden aan deze standaard desktopconcepten. Een werkplek kon soms wel 5 of 6 jaar lang exact hetzelfde er uitzien.

Een model wat al een hele tijd, mede door de komst van de cloud- en SaaS-toepassingen, niet meer houdbaar is en waarmee voordelen zoals afrekenen voor gebruik en flexibel op- en afschalen niet mogelijk zijn. Medewerkers van organisaties vereisen bovendien gemak, flexibiliteit, vrijheid en mobiliteit. Op een intuïtieve manier op ieder apparaat veilig en snel toegang verkrijgen tot je data en applicaties is de norm geworden. Bedrijven die hier nog niet zijn, moeten binnen afzienbare tijd die stap gaan maken. Het is bijvoorbeeld niet de vraag of je naar een cloudtoepassing zoals Office 365 gaat, maar juist wanneer deze stap wordt gezet.

… naar de Managed Online Workspace

Dat de werkomgeving van medewerkers een nieuw fris jasje krijgt met een online portaal heeft met innovatie nog weinig van doen. Zelfs niet als daarbij mooie communicatie middelen en een “social” aspect aan worden toegevoegd. Het is een noodzakelijke hygiëne factor geworden, welke gebruikers in staat stelt om effectief haar of zijn werk te doen. Zaken als eenmalig inloggen waarna automatisch toegang wordt verschaft tot meerdere applicaties dient een vanzelfsprekendheid te zijn. Het veilig werken met encryptie en 2-weg authenticatie is in deze tijd niet meer weg te denken.

ICT-dienstverleners die dit soort diensten als de ‘Managed Online Workspace’ aanbieden, voeren nieuwe functies en features vanzelf door. Althans, dat zouden ze moeten doen. Net zoals Facebook dat bijvoorbeeld al jaren doet en wat binnen Office 365 ook een standaard werkwijze van Microsoft is geworden. Maar nog steeds hebben we het hier niet over innovatie. Wat hier wel wordt geboden is tijd en ruimte om te besteden aan innovaties die dicht tegen het eigen DNA en corebusiness aanzitten. IT-afdelingen hoeven zich namelijk geen zorgen meer te maken over de basis IT voorzieningen naar gebruikers. Die zijn namelijk met de cloud applicaties, online workspace en Office 365 mogelijkheden altijd bij de tijd.

Innovatie in kantoorautomatisering

Bij vernieuwen vervang je het datacenter door nieuwe apparatuur en software, bij innoveren kijk je naar het businessmodel. Dat is niet de infrastructuur, maar bijvoorbeeld transport en logistiek of gezondheidszorg. Zorginstellingen kunnen aan de slag met e-health toepassingen gekoppeld aan het ECD en ziekenhuizen voorzien afdelingen met 3D-printers voor kunstheupen. Financiële instellingen steken energie in procesinnovatie en optimalisatie en industriële organisatie zetten IoT in om haar assets beter in kaart te brengen.

Echte innovatieve organisaties gebruiken zelfs disruptive oplossingen, die het businessmodel van haar organisatie verbetert of zelfs helemaal verandert. De nieuwe generatie it’ers staat daarmee ook veel dichter bij de business en de gebruikte applicaties dan de traditionele it’er. Met het uitbesteden van de reguliere beheertaken naar een IT dienstverlener neemt deze transitie zelfs een enorme vlucht. Taken van de IT afdeling veranderen richting demand, regie en contractbeheer. En creëren dus tijd, ruimte en focus voor gewenste en misschien wel noodzakelijke innovaties.

En dat is precies waar we vanuit Ictivity organisaties verder mee helpen. Wij hanteren altijd User Based Computing (UBC) als uitgangspunt. Daaronder verstaan wij een IT-omgeving die zich plooit naar de behoeften van gebruikers. Wij ontwerpen onze IT-omgevingen niet vanuit een puur technische visie, maar zetten de processen van een organisatie en de taken van een medewerker centraal. Met een werkplek die altijd meebeweegt met de behoeften van de gebruiker, en die rekening houdt met de organisatiedoelstellingen.

Om je op het gebied van de Managed Online Workspace de juiste keuzes te laten maken, hebben we enkele slimme vragen toegevoegd aan de Public Library. We lichten er graag een paar voor je uit.

  • Wat is een goed startpunt om tot een nieuwe digitale werkplek te komen?

Het uitgangspunt dient altijd de gebruiker te zijn. Indien je de medewerker als centraal uitgangspunt neemt, krijg je inzicht in de behoefte aan technologie, tools en diensten. In deze onderzoeksfase draait dan ook om het inzichtelijk maken van de gebruikersbehoeften en werkstijlen van medewerkers. Dit inzicht verkrijg je via interviews, meeloopsessies en enquêtes. Als resultaat van dit zgn. persona-onderzoek ontstaat een kader voor de vereisten van de digitale werkplek. De verschillende werkstijlen zijn vertaald naar een aantal archetypes, oftewel de persona’s.

  • Hoe ziet de rol van security eruit bij een nieuwe Online Workspace?

Security-beleid vormt de kaders waarbinnen technologie zich kan bewegen. Daarmee is het een belangrijk onderdeel van de digitale werkplek. Om te voldoen aan security-beleid volgen veel organisaties de ISO- of NEN-norm. Deze normen zijn meestal beperkt tot het vastleggen en beschrijven van technische uitgangspunten. In de praktijk is bij het opstellen van het security-beleid dan ook te weinig aandacht voor organisatorische aspecten en het gedrag van medewerkers. Maar bedrijven mogen het belang van bewustwording en daarmee de mate van informatiebeveiliging op bedrijfsdata niet onderschatten.

Meer slimme vragen vind je in iSourcing Hub. Je kunt gratis een account aanmaken en eens rondkijken. Voor meer informatie over Managed Online Workspace kun je natuurlijk ook terecht op onze website, of neem even contact op met mijn team. We helpen je graag verder!

Ictivity

Deze gastblog is verzorgd door Reno van der Looij, salesmanager bij Ictivity
Ictivity is iSourcing Hub Knowledge Partner op het thema Managed Online Workspace. Knowledge Partners zijn op de hub aangesloten leveranciers en adviesbedrijven die vanuit hun expertise op een bepaald domein helpen met het opstellen en onderhouden van de Public Library vragen.

2019-07-18T13:23:20+00:00 18 juli 2019|