Waar wordt Outsourcing Hub voor ingezet? 2017-10-31T21:25:54+00:00

Waar wordt Outsourcing Hub voor ingezet?

Het systeem achter Outsourcing Hub is behoorlijk veelzijdig, en kan in verschillende trajecten en situaties worden ingezet. Om je een indruk te geven hebben we een aantal uitgebreide case studies opgezet. Maar misschien zie je liever puntsgewijs wat korte situatieschetsen? Bij dezen!

Best Value Procurement (BVP): van marktverkenning tot RFP

Voor advies rondom het uitbesteden van een deel van de IT omgeving van een zorginstelling werd een adviespartij ingehuurd. Er werd besloten om Best Value Procurement (BVP) toe te passen. Een van de BVP principes gaat ervan uit dat de markt zichzelf selecteert, maar dat betekent wel dat de markt op de hoogte moest worden gesteld.

Bestaande publieke tender platformen (zoals TenderNed en aanbestedingskalender) zijn vooral gericht op overheids-/ Europese aanbestedingen en bereiken dus mogelijk niet alle relevante providers; vooral providers die niet deelnemen aan dergelijke aanbestedingen, maar wel actief zijn in de zorgsector zouden dan misgelopen worden.

De adviespartij heeft met behulp van Outsourcing Hub 25 potentieel geschikte providers gevonden. Middels een aantal interacties is dat aantal teruggebracht en is het traject afgesloten met 3 uitgebrachte offertes. De provider die het contract heeft gewonnen was initieel niet bekend bij zowel de zorgpartij als de adviespartij, en de provider had een bijzonder mooie oplossing. Zonder inzet van Outsourcing Hub had deze mooie deal niet kunnen ontstaan.

Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop: de markt selecteert zichzelf, maar wie informeert de markt?

De eigen communicatie en de reacties van de IT-leveranciers worden opgeslagen in het systeem en zijn overzichtelijk beschikbaar in de portal als een soort dossier (wat veel e-mails voorkomt).

Van ‘geen tijd’  naar zorgvuldige selectie

Een GGZ-instelling heeft hard gewerkt aan een uitgebreid RFP-document, maar in alle drukte is er weinig tijd over om uit te zoeken naar welke providers deze RFP kan worden gestuurd. De short-list ontbreekt en er is ook geen tijd voor RFI fase of het opstellen van een long-list. De betreffende IT-manager wordt gewezen op Outsourcing Hub.

Uit de eerste search komen 10 providers als match omhoog. Na versoepeling van enkele criteria zijn dat er ruim 20. Het plan is om via twee online interactieve stappen de providers te benaderen om 1) na te gaan of ze interesse hebben en 2) een aantal open vragen willen beantwoorden. Bij deze interactie stuurt de IT-manager in de eerste stap een korte samenvatting over de voorgenomen uitbesteding mee naar 22 providers en in de tweede stap meer uitgebreide informatie en een aantal bijlagen naar 12 providers. Deze communicatie en de reacties van de IT-leveranciers worden opgeslagen in het systeem en zijn overzichtelijk beschikbaar in de portal als een soort dossier (wat veel e-mails voorkomt).

Na deze stappen ontstaat het besef dat het beter is een extra ronde in te bouwen met persoonlijke gesprekken en een workshop met 6 IT providers, in plaats van deze allemaal uit te nodigen voor de RFP. Ook wordt via Outsourcing Hub een externe adviseur gezocht die het vervolgtraject en de RFP kan begeleiden. Uiteindelijk werden 3 partijen uitgenodigd voor de RFP.

Een ‘sanity check’ in de RFP-fase: hebben we de juiste shortlist te pakken?

Een zakelijke dienstverlener is met de uitbesteding van haar IT-infrastructuur en werkplekken aanbeland in de RFP-fase. Een aantal in deze fase nieuw betrokken medewerkers stelt kritische vragen over de shortlist en vraagt zich af of men zo met de juiste providers in contact komt.

De betrokken externe adviseur zet Outsourcing Hub om een ‘sanity check’ te doen. Uit de search komen de partijen met wie men de BAFO (Best And Final Offer) fase in wil, ook als goede matches uit de bus. Bij de ranking staan deze in de top 5. Dat geeft, ondanks de nodige en gebruikelijke strubbelingen, voldoende vertrouwen om het traject succesvol af te ronden.

Voor een specifiek vraagstuk zijn extra vragen aan het matching model toegevoegd. Omdat Outsourcing Hub ontwikkelt met wekelijkse sprints/releases, kon dat al binnen twee weken.

Op aanvraag snel extra datapunten

Een internationale retailer zocht voor een deel van haar infrastructuur een IT-provider verspreid over Europa, het Midden-Oosten en Afrika (de EMEA-regio), waarbij voor veel landen on-site support een vereiste was. Een ander aandachtspunt was de culturele fit. Met de scope en geografische footprint kwam de retailer al snel uit bij zeer grote IT-providers en Indiase off-shore providers met een zeer hoog CMM-level. De klant twijfelde of dat goed zou matchen met haar eigen cultuur en volwassenheid.

De externe adviseur en de IT-manager hebben samen Outsourcing Hub ingezet. Voor het on-site support vraagstuk zijn extra vragen aan het matching model toegevoegd. Omdat Outsourcing Hub ontwikkelt met wekelijkse sprints/releases, kon dat al binnen twee weken. Vervolgens kregen alle providers de instructie deze nieuwe datapunten aan te vullen. Daarnaast heeft Outsourcing Hub enkele grote providers die nog niet actief waren op het systeem uitgenodigd alsnog deel te nemen.

Daarna werd de search uitgevoerd. Naast de IT providers die de klant en adviseur zelf ook al hadden verwacht, kwamen enkele verrassingen naar boven. Via het interactieve proces werd in drie rondes (1 check interest, 2 open vragen, 3 gesprekken) van 20 potentiële matches toegewerkt naar een aantal providers die daadwerkelijk werden uitgenodigd voor de RFP. In dit interactieve proces werd veel aandacht besteed aan de culturele fit en het CMM-level.

Marktverkenning in één week

Een door de overheid gesubsidieerd instituut wilde weten hoe makkelijk zijn van IT-leverancier kon wisselen. Vanwege zeer specifieke eisen ging men ervan uit dat het aantal geschikte providers zeer beperkt zou zijn.

De betrokken adviseur heeft Outsourcing Hub ingezet om een soort marktverkenning te doen. De zeer specifieke eisen waren uiteraard niet beschikbaar als vooraf gedefineerde zoekcriteria, maar middels één online interactie (een vragenronde) konden meer dan 20 providers op snelle en eenvoudige wijze aangeven of zij aan de gestelde eisen konden voldoen. In plaats van een zware en publieke marktconsultatie, was de vraag nu binnen een week doorlooptijd opgelost. En wat bleek: veel meer providers dan gedacht konden aan de gestelde eisen voldoen.

Outsourcing Hub voorkomt dat je interessante partijen over het hoofd ziet

Onbekende kandidaat met groot onderscheidend vermogen

Een grootzakelijk bedrijf in de agrarische sector kampte met beperkte tijdslijnen en resources om een deel van haar IT-omgeving uit te besteden. Men wilde een lang en kostbaar RFI- en/of RFP-traject voorkomen. De externe adviseur zette daarop Outsourcing Hub in. Met een search op hoofdlijnen kwamen er echter bijna 30 providers als match omhoog.

Middels nadere deskresearch en twee interactieve stappen (1 check interest, geen open vragen maar direct 5 gesprekken) kon men dat aantal snel terugbrengen. Een provider viel zo op en onderscheidde zich dusdanig van de rest, dat werd besloten met deze partij exclusief verder te onderhandelen. Deze provider stond bij zowel de klant als de adviseur initieel niet op het vizier. Sterker nog: de klant kende deze provider geheel niet.

Outsourcing Hub als informatieportal

Een gemeente vraagt zich af welke aanbestedingsprocedure zij het beste kan inzetten voor de uitbesteding van een deel van haar infrastructuur. Door met behulp van Outsourcing Hub een soort marktverkenning uit te voeren, werd duidelijk dat veel meer providers dan gedacht kunnen deelnemen. Op basis daarvan werd de keuze gemaakt voor een niet-openbare aanbesteding in plaats van een openbare aanbesteding.

Na de search werd duidelijk dat het Outsourcing Hub systeem veel informatie biedt over de gematchte providers. Die informatie kan gemakkelijk gedeeld worden door andere betrokken medewerkers/ambtenaren toegang te geven tot het systeem. Daarmee heeft de gemeente er een tool bij voor onder andere marktanalyse en desk research.

Het Outsourcing Hub systeem biedt veel informatie over de gematchte providers. Die informatie kan gemakkelijk gedeeld worden door andere betrokkenen toegang te geven tot het systeem.

Een enkele vragenronde gaf deze grote publieke instelling voldoende feedback om een Europese aanbesteding goed in de markt te zetten.

Snel een goed voorbereide Europese aanbesteding

Een grote publieke instelling is bezig met de voorbereiding van een Europese aanbesteding. Er is weinig tijd en geen budget beschikbaar voor een grondige voorbereiding zoals een marktconsultatie. De betrokken adviseur gebruikt daarom Outsourcing Hub met als doel de interne organisatie een beeld te geven van de mogelijk geschikte IT dienstverleners (in feite een soort marktverkenning).

Daarop werd besloten deze partijen via het systeem een bericht te sturen, met als doel een vooraankondiging en de markt tijdig te laten weten dat er een aanbesteding zat aan te komen. Dit werd gedaan met de eerste interactieve (online) stap via het systeem. Providers kunnen vervolgens de match bevestigen of afslaan (met als doel de vragende partij een beter beeld te geven van de verwachtingen). Daarbij kan ook een korte pitch en feedback worden gegeven. Er kwam veel bruikbare feedback, met als gevolg dat de publieke instelling besloot meer tijd te nemen om de scope en insteek van de aanbesteding beter af te stemmen op de markt. Zo werd voorkomen dat een aanbesteding in de markt werd gezet die wellicht niet goed niet was gevallen of zelfs teruggetrokken had moeten worden.

Weg met de slepende selectietrajecten…

Er is niet veel voor nodig om een outsourcing-selectietraject uit te laten lopen in een hoofdpijndossier. Zonde, want dat is nergens voor nodig! Met Outsourcing Hub voorkom je dat. Maak nu een trial account aan, dan heb je 30 dagen gratis toegang tot ons systeem. Zonder beperkingen, zonder addertjes. Ga los op onze algoritmes en zoek uit welke IT-partij het best bij je past. Wedden dat je na die 30 dagen nooit meer van ons af wil? Maar mocht dat wel zo zijn – geen probleem. Je zit nergens aan vast.

Ja, ik wil een gratis trial account

  • Vul hier je (zakelijke) e-mailadres in

Outsourcing Hub heeft de grootste en meest up-to-date database van Nederland.